Dokumentenmanagement

„Sowohl Manager als auch Sachbearbeiter verwenden 50% ihrer Arbeitszeit dafür, Informationen zu suchen. Folglich bleibt ihnen nur noch die Hälfte der Arbeitszeit, um die gefundenen Informationen zu nutzen.“

(Quelle: Studie Reuters)

Geschäftsmann regt sich über einen großen Papierstapel auf seinem Schreibtisch auf

„Wie kann ich elektronische Dokumente dauerhaft, vertrauenswürdig und rechtssicher aufbewahren, ohne sie immer wieder ausdrucken, kopieren und ablegen zu müssen?“

Geschäftsmann packt sich an den Kopf und vor Ihm liegt viel Papierkram

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Geschäftsmann hat keine Lust auf den vielen Papierkram auf seinem Schreibtisch
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Die vier zentralen Vorteile der papierlosen Belegorganisation

Höhere Effizienz und Produktivität

Tauschen Sie Ihr papierbasiertes Ablagesystem gegen eine digitale Lösung aus und Ihre Mitarbeiter erhalten optimalen Zugriff auf Geschäftsdokumente. Zusätzlich ist schneller und reibungsloser Informationsfluss gewährleistet. Statt Dokumente zu suchen, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, die Ihren Unternehmenserfolg steigern.

Ohne Enterprise Content Management benötigt ein Mitarbeiter durchschnittlich 18 Minuten, um ein Dokument zu finden.

Geringere Kosten für Dokumentenablage

Das Erstellen und Aufbewahren von Dokumenten ist teuer. Aktenschränke brauchen viel Platz und kosten Geld; für die Dokumentenablage ist oft ein zusätzlicher Mitarbeiter erforderlich. Der Umstieg auf ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem bietet hohe Einsparungen bei der Dokumentenablage an sich und gleichzeitig sinken die Kosten für Kopien, Ausdrucke, Versand und Personal.

In einem Unternehmen durchschnittlicher Größe steigt das Papieraufkommen jährlich um 22 Prozent. Folglich verdoppelt sich das Papierarchiv alle 3,3 Jahre.

Datensicherheit und Compliance

Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Und es ermöglicht Ihnen, behördliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen.

Durchschnittlich sind bis zu fünf Prozent der Unterlagen eines Unternehmens verloren oder falsch abgelegt.

Fortbestand Ihres Unternehmens

Elektronisches Dokumentenmanagement stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser keine Ausfallzeiten hat. Dokumente können leicht repliziert werden und auf Datenträgern außerhalb Ihres Unternehmens oder in der Cloud gespeichert werden (Disaster Recovery).

Wenn die papierbasierten Geschäftsunterlagen bei einer Naturkatastrophe zerstört würden, müssten sieben von zehn Unternehmen innerhalb von drei Wochen Insolvenz anmelden.

Quelle: www.docuware.com

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